Das ist ein zusätzlicher Bericht zu unserer Vollversammlung für alle, die mehr zur technischen Umsetzung erfahren möchten.

Voraussetzungen

Die Jahreshauptversammlung sollte möglichst einfach und ohne große technische Hürden für jedes Mitglied abrufbar sein, auch die rechtlichen Bestimmungen müssen eingehalten werden.

Plattform(en)

Wir haben uns daher für folgende Plattform(en) entschieden: Der Live-Stream wurde über die Videoplattform YouTube durchgeführt. Dabei handelt es sich um einen privaten Stream der auf einer separaten Seite eingebettet wurde. Ebenso wurde dort eine Plattform für Kommentare, Fragen und anonyme Abstimmungen eingebettet. Sli.do bietet da das ideale kostenlose Tool.

Jedes Mitglied bekommt für die oben Angeführte Seite einen eigenen Zugangscode, dieser wird im Zuge der postalischen Einladung gleich mitgeschickt. Mitglieder müssen dann also nur noch die Seite aufrufen und sich mit den entsprechenden Anmeldedaten anmelden. Das Endgerät (Smartphone, Tablet, PC, Fernseher) spielt dabei keine Rolle.

Nach Abschluss der Versammlung steht die Aufzeichnung allen Mitgliedern 7 Tage zum nachschauen zur Verfügung.

Warum keine Videokonferenz?

Videokonferenzen (Teams, Zoom, Webex und co.) haben zwei entscheidende Nachteile:

  1. Teilweise sind für eine Teilnahme Registrierungen notwendig, die Anwendungen sind häufig nur begrenzt kostenlos und die technischen Voraussetzungen für die Mitglieder sind höher (Mikrofon, Kamera, Internetanbindung …)
  2. Je mehr Teilnehmer in einer Videokonferenz sind umso mehr Bandbreite wird benötigt. Bei 50 Mitgliedern kommt da schon was zusammen. Das Resultat: Videos ruckeln, der Ton hackt ab und teilweise Ausfälle mancher Teilnehmer. Ein Stream in eine Richtung in Kombination mit der recht guten Komprimierung und Caching von YouTube, ist da wesentlich genügsamer.

Mitgliederzugriff

Die Anmeldung auf der Seite ist pro Mitglied nur einmal möglich, man kann einen Zugang also nicht doppelt gleichzeitig nutzen. Ebenso wird aufgezeichnet, wann sich welches Mitglied angemeldet hat. Diese beiden Punkte sind wichtig, um die Beschlussfähigkeit der Versammlung zu gewährleisten.

Abstimmungen

Abstimmungen, die von der Vollversammlung vorgenommen werden müssen, werden zu den entsprechenden Tagesordnungspunkten freigeschaltet und den Mitgliedern auf der Website eingeblendet. Die Abstimmung ist dann nach den üblichen Kriterien als angenommen oder nicht angenommen zu beurteilen. (Im Regelfall mindestens 50% Zustimmung aller teilnehmenden stimmberechtigten Mitglieder)

Wortmeldungen

Da es jedem Mitglied möglich sein muss, sich in der Versammlung via Wortmeldung einzubringen, kommt dann noch eine Telefonverbindung zum Einsatz die im Stream hörbar ist. In unserem Fall war das ein Smartphone, mit dem die Anrufe entgegengenommen werden konnten.

Auflistung aller Programme die zum Einsatz kamen:

Beispielbild der Web-Platform